Reflexionamos sobre herramientas para una mejor Gobernanza en el marco de los Objetivos de Desarrollo Sostenible. Sistemas de gestión del cumplimiento y antisoborno. (*)
Un compromiso hacia el desarrollo sostenible.
El derecho a un buen gobierno es el denominador común de los ODS (Objetivos de Desarrollo Sostenible) y el tema medular del ODS 16 que, de manera explícita, está dirigido a reducir sustancialmente la corrupción en todas sus formas y, al mismo tiempo, está enfocado a recuperar los activos indebidamente desviados. Algunas metas que lo integran incluyen:
- Reducir considerablemente la corrupción y el soborno en todas sus formas.
- Crear a todos los niveles instituciones eficaces y transparentes que rindan cuentas.
- Fortalecer las instituciones nacionales pertinentes, incluso mediante la cooperación internacional, para crear a todos los niveles, particularmente en los países en desarrollo, la capacidad de prevenir la violencia y combatir el terrorismo y la delincuencia.
El espíritu de estos objetivos orientados a evitar el desastroso impacto de la corrupción para el ser humano y su entorno se puede intuir desde la Declaración Universal de los Derechos Humanos y los demás tratados internacionales en materia de derechos humanos.
En este aspecto, es fundamental cuando se trata de prevenir, investigar y sancionar los actos de corrupción y, a su vez, hacer que los servicios ligados al goce de los derechos humanos sean disponibles y accesibles universalmente.
Nuevas Herramientas.
En la esfera del Compliance y también de la Gestión Antisoborno (elementos clave en buenas prácticas de gobernanza), el desarrollo de normas y marcos de referencia que afectan a las actividades empresariales ha justificado impulsar directrices sobre el modo de gestionar esta complejidad y en estos documentos las herramientas con las que hoy contamos para integrar las mejores prácticas en estas disciplinas.
Las actividades de normalización son la respuesta a la inquietud social de dar un tratamiento homogéneo a determinados aspectos técnicos. En este sentido la Norma Internacional ISO 37301 e ISO 37001 nos proponen valiosas herramientas en el marco de la gestión del cumplimiento y la gestión antisoborno.
Sistema de Gestión del Cumplimiento: ISO 37301
Las organizaciones que pretenden ser exitosas a largo plazo necesitan establecer y mantener una cultura de integridad y cumplimiento, considerando las necesidades y expectativas de las partes interesadas. El compliance, por tanto, no sólo es la base, sino también una oportunidad para una organización exitosa y sostenible.
Las organizaciones están cada vez más convencidas de que si aplican valores vinculantes y una gestión adecuada del compliance, pueden salvaguardar su integridad y evitar o minimizar los no cumplimientos de compliance con las obligaciones de compliance de la organización. Integridad y un compliance eficaz son, por tanto, elementos clave para llevar una buena y diligente gestión.
El compliance es un proceso continuo y el resultado de que una organización cumpla con sus obligaciones.
Un sistema de gestión del compliance eficaz y que abarque a toda la organización permite que la organización demuestre su compromiso de cumplir con las leyes, requisitos regulatorios, códigos de la industria y las normas de la organización pertinentes, así como con las normas de buena gobernanza, las mejores prácticas generalmente aceptadas, la ética y las expectativas de la comunidad.
La ISO 37301 contiene una serie de requisitos para implantar un sistema de gestión de Compliance y se completa con una guía que recoge directrices que, no siendo obligatorias, pueden suponer una gran ayuda para aterrizar estos requisitos en las organizaciones
Esta norma internacional establece los requisitos de un sistema de gestión para:
- Identificar las principales obligaciones que afectan a las organizaciones y realizar un ejercicio de evaluación de los riesgos de su incumplimiento.
- Fomentar la cultura de cumplimiento en sentido amplio, potenciando la formación y sensibilización del personal.
- Evidenciar el compromiso de los máximos líderes de la organización y proporcionarles, a la vez, mecanismos de control adecuados.
- Reforzar la función de cumplimiento como función cada vez más relevante para la sostenibilidad de las organizaciones.
- Poder evidenciar ante terceros el compromiso con el cumplimiento.
Las organizaciones de cualquier tamaño, complejidad o industria pueden aplicar esta norma para crear un sistema de gestión del compliance, siguiendo sus requisitos.
Por su gran impacto en el mercado, la norma ISO 37301 cuenta con una versión oficial ISO en español, en la que han trabajado 12 países de habla hispana a través del Grupo de trabajo ISO/TC 309 STTF.
Esta norma ISO 37301:2021 complementa una serie de normas de buena gobernanza de las organizaciones, tales como la ISO 37001 de Sistemas de gestión antisoborno y la norma ISO 37002 de Sistemas de gestión de denuncias de irregularidades.
Sistema de Gestión Antisoborno: ISO 37001
El soborno es un fenómeno generalizado que plantea serias inquietudes sociales, morales, económicas y políticas, socava el buen gobierno, obstaculiza el desarrollo y distorsiona la competencia. Erosiona la justicia, socava los derechos humanos y es un obstáculo para el alivio de la pobreza. También aumenta el costo al hacer negocios, introduce incertidumbres en las transacciones comerciales, aumenta el costo de los bienes y servicios, disminuye la calidad de los productos y servicios, lo que puede conducir a la pérdida de vidas y bienes, destruye la confianza en las instituciones e interfiere con el correcto y eficiente funcionamiento de los mercados.
Una cultura corporativa de ética e integridad crea el entorno propicio que proporciona el entorno en el que opera el programa antisoborno. Sin dicho entorno, el programa antisoborno operará de forma aislada sin una brújula ética de valores corporativos o el ímpetu necesario para la acción.
Los líderes deben comunicar los más altos estándares de comportamiento ético en toda la empresa y demostrar un alto nivel de integridad personal para que el programa antisoborno tenga éxito.
La Norma ISO 37001 refleja las buenas prácticas internacionales y puede ser utilizada en todas las jurisdicciones. Es aplicable a las organizaciones pequeñas, medianas y grandes en todos los sectores, incluidos los sectores público, privado y sin fines de lucro.
La Norma ISO 37001 no es solamente una herramienta para utilizar hacia el interior de la organización, sino que se transforma en una herramienta de Responsabilidad Social Empresarial con respecto a la sociedad en la que se mueve, porque el soborno en el ámbito privado es tan nocivo como en el público y afecta a la sociedad y a su gobierno.
Los riesgos de soborno que enfrenta una organización varían en función de factores tales como el tamaño de la organización, los lugares y sectores en los que opera la organización y la naturaleza, magnitud y complejidad de sus actividades. Este documento especifica la implementación por parte de la organización de las políticas, procedimientos y controles que sean razonables y proporcionales de acuerdo con los riesgos de soborno a los que se enfrenta la organización. El Anexo A de la Norma ISO 37001 proporciona orientación sobre la implementación de los requisitos de este documento.
En este documento se aborda lo siguiente en relación con las actividades de la organización:
- Soborno en los sectores público, privado y sin fines de lucro.
- Soborno por parte de la organización.
- Soborno por parte de personal de la organización que actúa en nombre de la organización o para su beneficio.
- Soborno por parte de socios de negocios de la organización que actúan en nombre de la organización o para su beneficio.
- Soborno a la organización.
- Soborno del personal de la organización en relación con las actividades de la organización.
- Soborno de los socios de negocios de la organización en relación con las actividades de la organización.
- Soborno directo e indirecto (por ejemplo, un soborno ofrecido o aceptado por o a través de un tercero.
Este documento es aplicable solo para el soborno. En él se establecen los requisitos y se proporciona una guía para un sistema de gestión diseñado para ayudar a una organización a prevenir, detectar y enfrentar al soborno y cumplir con las leyes antisoborno y los compromisos voluntarios aplicables a sus actividades. Este documento no aborda específicamente el fraude, carteles y otros delitos de antimonopolio, el lavado de dinero u otras actividades relacionadas con las prácticas corruptas a pesar de que una organización puede optar por ampliar el alcance del sistema de gestión para incluir este tipo de actividades
La adopción de la ISO 37001:2016 otorga beneficios a nivel nacional e internacional:
- Crear o reforzar una cultura antisoborno a partir de la adopción de esta certificación que es una distinción para empresas y organismos gubernamentales.
- Incrementar la visibilidad y reputación de la marca o entidad pública frente a la sociedad, clientes, proveedores y potenciales inversionistas.
- En caso de investigaciones, proporciona a la empresa (internamente), a la sociedad, a los fiscales o a los tribunales (según el ámbito de trabajo y las instancias legales) las pruebas necesarias para detectar, reaccionar, implementar y prevenir el soborno y la corrupción.
- Maximizar las ganancias financieras y/o minimizar las pérdidas financieras de los accionistas a través de la creación de controles, procedimientos y procesos para mitigar el soborno en las operaciones comerciales.
Áreas de Riesgo para el soborno.
Son diversas las áreas o transacciones donde el riesgo al soborno entrante y saliente suele ser mayor. En los programas antisoborno solemos poner especial foco en los siguientes:
- Pagos de facilitación.
- Obsequios, hospitalidad, beneficios y entretenimiento.
- Patrocinio, Donaciones e Inversión Comunitaria.
- Conflictos de interés.
- Contribuciones políticas.
- Debida diligencia del personal.
- Debida diligencia de socios de negocios.
Si bien esta no es una lista exhaustiva son elementos que deben integrar los programas antisoborno.
Un gran desafío, muchas veces de dimensiones pequeñas: pequeños sobornos.
Cuando se habla de soborno resulta inevitable pensar en esos “grandes casos de grandes sobornos” sin embargo contrarrestar pequeños sobornos puede ser un desafío excepcional para las organizaciones. Resistirse a estos sobornos puede tener costos para la empresa y, a menudo, se solicitan pequeños sobornos en momentos de vulnerabilidad operativa. Los factores que crean demandas de pequeños sobornos a menudo están arraigados y son generalizados, y los pagos pueden ser difíciles de detectar para la gerencia, especialmente cuando son realizados por terceros y se ocultan deliberadamente.
Sin embargo, las consecuencias de no abordar el desafío pueden ser sustanciales. La empresa puede enfrentar:
- Riesgos legales (incluidos los costos de enjuiciamiento penal, liquidación e investigación.
- Daño a la reputación (incluidos problemas de mercado y financieros, pérdida de confianza por parte de los socios comerciales y mayor vulnerabilidad a la solicitud y demandas de soborno.
- Impactos operativos (incluido el costo para el negocio de pagar sistemáticamente pequeños sobornos, mercado distorsión, afianzando una burocracia corrupta y poniendo en riesgo a los empleados).
A un nivel más amplio, el pago de pequeños sobornos alimenta un clima de corrupción, lo que crea un entorno operativo inestable para las organizaciones. Destruye la confianza en el gobierno y la administración pública, socava la regla de la ley, lesiona los derechos humanos y distorsiona las transacciones comerciales. Los pequeños sobornos no se limitan a las demandas hechas a las empresas, ya que no hay límites para los funcionarios y otras personas que exigen sobornos.
Los pequeños sobornos son parte de un ciclo de soborno que corroe los estándares públicos y comerciales y proporciona un clima para sobornos mucho más grandes en el sector público y privado.
Integración con otros Sistemas de Gestión.
Ambas normas han sido desarrolladas en base a la “estructura de alto nivel” (HLS, por sus siglas en inglés) desarrollada por ISO para mejorar la alineación e integración entre sus normas internacionales para sistemas de gestión.
La estructura HLS establece la secuencia de capítulos, terminología y definiciones comunes y un texto principal idéntico que forma el núcleo de las normas ISO de sistemas de gestión (MSS, por sus siglas en inglés).
Es particularmente útil para las organizaciones elegir operar un sistema de gestión único (a veces llamado «integrado») que cumpla los requisitos de dos o más marcos de referencia simultáneamente. Se puede encontrar más información sobre MSS y la estructura HLS en:https://www.iso.org/management-system-standards.html.
Proceso de Certificación del Sistema de Gestión de Cumplimiento y Antisoborno.
Tanto la Norma ISO 37001 como la ISO 37301 son normas de tipo A, lo que implica que utilizan un lenguaje basado en especificaciones “debe”. Esto significa que contienen requisitos claros y pueden ser utilizadas como la base para la certificación de los Sistemas de Gestión respectivamente.
Esta certificación puede ser expedida por los respectivos organismos certificadores de preferencia aquellos con los reconocimientos y acreditaciones que dan confianza y reconocimiento internacional.
Con la certificación, las organizaciones pueden demostrar a sus clientes, socios, aliados comerciales, reguladores, comunidad y todas las partes interesadas, que sus procesos, prácticas, sistemas y estructuras, se alinean con las mejores prácticas y estándares aceptados a nivel global, y por lo tanto, el resultado es el cumplimiento de todas sus obligaciones.
LSQA cuenta, con auspicio y cooperación de LIDECO, con el Programa +G de Certificación de Compliance y Antisobrono. El proceso de certificación se realiza siguiendo los requisitos de la Norma ISO/IEC 17021 e incluye las siguientes etapas:
- Propuesta de Servicios.
- Aplicación a la certificación.
- Proceso de debida diligencia llevado adelnte por LSQA en cooperación con LIDECO para la aprobación de la aplicación.
- Plan de Auditoría.
- Etapa I de Certificación.
- Auditoría Etapa II de Certificación.
- Revisión independiente y decisión de certificación en base a los resultados de auditoría.
- Emisión de certificado con validez de 3 años y mantenimiento sujeto a la realización de auditorías anuales de seguimiento.
Para garantizar que la organización sigue cumpliendo todos los requisitos, después de la auditoría de certificación, se realizan auditorías de vigilancia/mantenimiento con carácter anual. Esto proporciona adicionalmente un apoyo competente para la mejora continua del sistema de gestión y sus procesos.
El certificado tiene una validez máxima de tres años. La renovación de la certificación se lleva a cabo con la debida antelación antes de su vencimiento para garantizar el cumplimiento de los requisitos de la norma aplicable. Una vez finalizado satisfactoriamnente el proceso, se emite un nuevo certificado con tres años de validez.
En Uruguay existe una enorme potencialidad para el desarrollo de estos Sistemas de Gestión que refuercen a nivel público y privado la posición privilegiada de Uruguay a nivel internacional y que por lo tanto nos compromete a todos a contribuir con responsabilidad a mantener y seguir desarrollando esta posición que nos beneficia y es fuente de captación de inversiones y desarrollo para el país. -
(*) Artículo publicado en la Revista Institucional de LIDECO, Edición 173, págs. 24-29.