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Recomendaciones para el correcto uso de documentos comerciales.

Los documentos comerciales que respaldan los créditos constituyen una herramienta clave a nivel de prevención del riesgo.

Una vez decidido el otorgamiento de un crédito, el respaldo documentario constituye un aspecto clave a no descuidar. Recurrentemente a través de nuestro servicio de asesoramiento y capacitación, ponemos a disposición del asociado una serie de recomendaciones a tales efectos. Recordamos a continuación, algunas consideraciones importantes respecto a la factura comercial, títulos valores, cheques y la importancia de apelar en tempo y forma al registro de incumplimientos.

Sobre la factura, recordamos que:

• La factura prueba la existencia del contrato de compraventa mercantil. Documenta una negociación e incluye los datos más importantes de esta última en lo que refiere a la mercadería, su entrega, gastos de entrega, al precio, al plazo, a la forma de pago e intereses.

• La factura no prueba que la obligación ha sido cumplida.

• La prueba de que un contrato ha entrado en ejecución de las obligaciones está en el remito, en la factura – remito, en el recibo, o en la factura – recibo. El remito, es la constancia que acredita que el vendedor hizo entrega de la mercadería. El recibo, es la constancia que acredita el pago del precio convenido. La factura-recibo es la factura en la cual se encuentra estampado el sello de caja.

• El correcto planteamiento de la factura hace la diferencia al momento de los reclamos, por ejemplo, si se constatasen diferencias entre lo que en ella se estipula y lo que sucede en la realidad.

• La factura debe ser firmada por el comprador para que pueda constituirse en título ejecutivo.

• Es posible considerar como único documento a la factura-remito, por lo que la factura con su correspondiente remito, probará la existencia y características de la compraventa comercial y la recepción del contrato sin que medien observaciones por parte del comprador.

Sobre los Títulos valores, recordamos que:

• Los títulos valores (vale, pagaré, conforme) son documentos necesarios para ejercer el derecho literal (lo que se redacta o imprime en él es lo que vale), autónomo (el tenedor del documento tiene un derecho originario y no derivado del anterior tenedor) y abstracto (no interesa la causa u operación real que motivó la creación del título) contenido en él, siempre que incorpore una promesa de pagar una suma de dinero.

• Quien detenta un título valor tiene el derecho contenido en el mismo (investidura), y puede ejercer el derecho al cobro extrajudicial o judicial, y el deudor debe cancelar su deuda ante el tenedor.

Sobre los Cheques, recordamos que:

• Es necesario atender una serie de recomendaciones para mejorarlos como respaldo y aumentar las posibilidades de cobro en caso de dificultades.

• Si el cheque es librado por una persona jurídica debe ser endosado por los representantes de la sociedad a título personal para que quede constituida la responsabilidad solidaria de todos los firmantes, esto es, la empresa (deudora) y sus integrantes (endosantes del documento).

• Si el cheque es de terceros y a la orden de la empresa, debe ser endosado por la empresa cliente.

• Si el cheque de terceros es librado al portador, requiere el endoso de la empresa cliente, a los efectos de mejorar la garantía.

Sobre el Registro de Incumplimientos y Gestión de Cobranza, recordamos que:

• Cuanto más próximo a la fecha de vencimiento del documento sea el reclamo del pago, mayores son las probabilidades de recupero.

• Constatado el incumplimiento se recomienda el registro de la cuenta morosa en nuestro Registro de Incumplimientos. Firmado por única vez el Protocolo respectivo, el asociado está habilitado a registrar cuantas cuentas necesite sin costo alguno, con lo cual se cumple una función de prevención para con la plaza comercial, que tendrá noticia de la existencia de una situación de incumplimiento.

• El Registro de Incumplimientos Empresariales de LIDECO no tiene costo.

• Cuando las empresas registran sus incumplimientos comerciales contribuyen a que el empresariado acceda a información comercial objetiva con fines preventivos, sin perjuicio de que registrar las cuentas mejora la capacidad de recupero de los acreedores.

• De no prosperar la empresa con las gestiones de cobro, recomendamos encomendar celeramente a LIDECO la gestión extrajudicial de la cuenta morosa, proceso en el que se procurará que el deudor establezca un acuerdo de pago conveniente para ambas partes, protegiendo los intereses del acreedor a la vez que la relación comercial en sí.

• Traspasado el límite de las gestiones extrajudiciales, recomendamos encomendar a LIDECO la gestión judicial de la cuenta morosa. En acuerdo con el asociado, LIDECO iniciará las acciones legales pertinentes para resarcirlo de su crédito impago.

Además, recordamos que:

Los créditos mal otorgados (esto es, en base a información insuficiente, con un inadecuado respaldo documentario y con ausencia de garantías) difícilmente pueden ser compensados por el más excelente servicio de cobranza. Para aumentar la seguridad comercial, las empresas otorgantes de crédito deben prevenir el riesgo apelando al adecuado uso de las herramientas de respaldo disponibles.

Por más información dirigirse a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.  / Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

 

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