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Tips para un adecuado manejo de la factura comercial

La factura es uno de los documentos comerciales clave para respaldar un crédito. Su uso extenso y cotidiano no debe hacernos descuidar su importancia, pues es la prueba de la existencia de  un contrato y puede constituirse en título ejecutivo.

La factura comercial, junto al remito, el recibo, los conjuntos factura – remito y factura recibo, son instrumentos fundamentales para respaldar un crédito comercial.

La factura es el documento en el que se instrumenta la rendición de cuenta que prueba la existencia de un contrato de compraventa mercantil, de arrendamiento de obra o de arrendamiento de servicio, si bien no demuestra el cumplimiento de las obligaciones. Se puede probar que un contrato está en etapa de ejecución a través del remito, la factura remito y la factura recibo.

El remito es un documento que surge de la obligación del vendedor de entregar la mercadería, y deja  constancia de ello. El recibo, surge de la obligación del comprador de pagar el precio, y deja constancia de ello. La factura – remito, es la factura firmada por el comprador, que prueba que el vendedor entregó la mercadería. La factura – recibo, es la factura  que lleva estampada el sello de caja, sustituye al recibo y prueba que cuando se entregó la mercadería, la misma fue paga.

Si hubiera necesidad de reclamar ante la constatación de discrepancias entre el detalle de la factura y lo entregado, confirmadas aquellas, se deben comunicar y reclamar en forma fehaciente al emisor la diferencia constatada, en un plazo de 10 días desde la fecha de la factura. Si el comprador reclama con posterioridad a ese plazo, se presume conformidad, la cuenta está liquidada y deberá ser exigible el pago.

En relación con lo anterior, esto es, ante la existencia de juicios y reclamos, un aspecto clave para no descuidar es el de la firma y la competencia judicial en relación  a estos documentos.

Respecto a la competencia judicial: el juzgado competente para conocer sobre un juicio por no pago de facturas es el Tribunal del domicilio del comprador o del lugar de cumplimiento del pago. En función de ello, es recomendable que en la factura se estipule el lugar donde debe pagarse la cosa, mediante una cláusula que indique que la factura “Deberá ser pagada en el domicilio del vendedor”.

Respecto a la firma: la firma es esencial a la factura, pues es lo que la constituye en título ejecutivo. Ello equivale a decir que la recomendación es, siempre contar con la factura y el remito firmados por parte del comprador. Si se posee el remito firmado y la factura sin firmar, la postura doctrinaria puede entender que se está habilitado para considerar ese conjunto como título ejecutivo. La factura con su remito se consideran un único documento que prueba la existencia y características de la compraventa mercantil y la recepción del objeto del contrato por parte del comprador.

Con respecto a la constitución de la factura como título ejecutivo, el CGP establece en el art. 353 de Procedencia del proceso ejecutivo, que “Procede el proceso ejecutivo cuando se promueve en virtud de alguno de los siguientes títulos, siempre que de ellos surja la obligación de pagar cantidad de dinero líquida o fácilmente liquidable y exigible: 3) Instrumentos privados suscriptos por el obligado o por su representante, reconocidos o dados por reconocidos ante el tribunal competente de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 173 y 5) Las facturas de venta de mercaderías, siempre que ellas se encuentren suscritas por el obligado o su representante y la firma se encuentre reconocida o haya sido dada por reconocida o certificada conforme con lo dispuesto en el numeral 3 de este artículo. Por la sola suscripción, se presumirán la aceptación de la obligación de pagar la suma de dinero consignada en la factura y la conformidad con la entrega de bienes, sin perjuicio de la prueba en contrario que podrá ofrecer el demandado al oponer excepciones. Si otra cosa no se indicare en el documento, la obligación de pago será exigible a los diez días (artículos 252 del Código de Comercio y 1442 del Código Civil)”.

En el marco de la facturación electrónica, hay algunos aspectos  que es importante retener. Si la factura es a crédito, el acreedor debe procurar asegurarse el cobro e intentar mejorar su posición frente a un posible incumplimiento. El proceso de facturación establece que una vez que se celebra un contrato de compraventa comercial el vendedor tiene que emitir el Comprobante Fiscal Electrónico y enviar a DGI la información vía web. Si el comprador está en el régimen de facturación electrónica tiene que recibir ese archivo y tiene la obligación de confirmar la recepción del archivo que le envía el vendedor.

El CGP dispone que son títulos ejecutivos: las facturas de venta de mercaderías suscriptas por el obligado o su representante, reconocidas o dadas por reconocidas. La ley 18.600 establece que “El documento electrónico suscripto con firma electrónica avanzada tendrá idéntico valor probatorio al documento público o al documento privado con firmas certificadas en soporte papel”. En este marco, el nuevo régimen prevé la existencia del e-remito. Cuando el vendedor envía el e-remito por vía digital y el comprador confirma haberlo recibido agregando la firma electrónica avanzada, es posible probar que el contrato entró en la etapa de ejecución y disponer de un título ejecutivo.

Si se trata de un comprador que no esté en el régimen de facturación electrónica, no pueden circular mercaderías sin una copia impresa de la factura. Cuando van las mercaderías a la empresa del comprador o cuando un representante de éste las retira en la propia empresa, el comprador o su representante deberían firmar esa copia impresa y acreditar el cumplimiento para poder tener un título ejecutivo.-

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